받은 편지함 및 전자 메일 오버로드 관리 팁

1. 소개
2. 본론
1) 필터 및 레이블 사용
2) 불필요한 전자 메일 구독 취소
3) 이메일을 확인할 시간을 확보
4) 2분 규칙 사용
5) 이메일 우선순위 지정
6) 템플릿 및 캔 응답 사용
7) 이전 전자 메일 보관 또는 삭제
8) 바로 가기 키 사용
9) 작업 관리자 사용
3. 마치며

이메일은 우리 삶의 필수적인 부분이고, 우리는 매일 수십 또는 수백 통의 이메일을 받습니다. 넘쳐나는 받은 편지함을 관리하는 것은 스트레스가 많고 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 그러나 몇 가지 팁과 요령만 있으면 받은 편지함을 효과적으로 관리하고 전자 메일 과부하를 줄일 수 있습니다.

받은 편지함을 관리하고 전자 메일 과부하를 제어하는 데 도움이 되는 몇 가지 유용한 팁을 공유합니다.

필터 및 레이블 사용

받은 편지함을 관리하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 필터와 레이블을 사용하는 것입니다. 필터는 보낸 사람, 제목, 키워드 또는 사용자가 설정한 기타 기준에 따라 수신 전자 메일을 자동으로 정렬할 수 있습니다. 그러나 레이블을 사용하면 전자 메일을 분류하고 중요도에 따라 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

예를 들어, 상사가 보낸 모든 전자 메일에 "중요" 또는 "긴급" 레이블을 자동으로 지정하는 필터를 만들 수 있습니다 또한 서로 다른 프로젝트 또는 클라이언트에 대한 레이블을 생성하여 각 프로젝트와 관련된 전자 메일을 신속하게 식별하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

불필요한 전자 메일 구독 취소

당신은 뉴스레터나 당신이 결코 읽지 않은 홍보 이메일을 받습니까? 그렇다면 구독을 취소해야 할 때입니다. 불필요한 전자 메일의 구독을 취소하면 수신하는 전자 메일 수를 줄이고 받은 편지함을 쉽게 관리할 수 있습니다.

많은 전자 메일 클라이언트에는 뉴스레터 또는 홍보 전자 메일의 구독을 취소하는 데 사용할 수 있는 구독 취소 단추가 내장되어 있습니다. 또는 Unroll.me 과 같은 서비스를 사용하여 한 번에 여러 전자 메일의 구독을 취소할 수 있습니다.

이메일을 확인할 시간을 확보

전자 메일을 지속적으로 확인하는 것은 주의를 산만하게 하고 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 이 문제를 방지하려면 아침, 점심 식사 후, 하루 일과를 마치기 전과 같이 전자 메일을 확인하는 특정 시간을 지정합니다.

이 시간 동안에는 이메일을 확인하고 응답하는 데만 집중하십시오. 작업을 마치면 전자 메일 클라이언트를 닫고 다른 작업으로 이동합니다.

2분 규칙 사용

2분 규칙은 받은 편지함을 관리하는 간단하지만 효과적인 방법입니다. 전자 메일에 응답하는 데 2분이 걸리지 않으면 즉시 응답하십시오. 이렇게 하면 작은 작업을 신속하게 처리하고 즉각적인 주의가 필요한 전자 메일로 받은 편지함을 혼란스럽게 만드는 것을 방지할 수 있습니다.

이메일 우선순위 지정

모든 전자 메일이 동일하게 생성되는 것은 아니며, 일부 전자 메일은 다른 전자 메일보다 주의가 더 필요합니다. 받은 편지함을 효과적으로 관리하려면 전자 메일의 중요도에 따라 전자 메일의 우선 순위를 지정해야 합니다.

이를 위한 한 가지 방법은 아이젠하워 매트릭스를 사용하는 것입니다. 매트릭스는 업무를 네 가지 사분면으로 분류합니다: 긴급하고 중요하지만 중요하지는 않지만 긴급하지는 않으며 긴급하지도 중요하지도 않고 중요하지도 않습니다.

이 매트릭스를 사용하여 전자 메일의 우선 순위를 지정하고 즉각적인 주의가 필요한 전자 메일과 기다릴 수 있는 전자 메일을 결정할 수 있습니다.

템플릿 및 캔 응답 사용

유사한 전자 메일을 자주 보내는 경우 템플릿 또는 캔에 들어 있는 응답을 사용하는 것이 좋습니다. 템플릿 및 캔에 들어 있는 응답은 빠르게 사용자 정의하고 보낼 수 있는 미리 작성된 전자 메일입니다.

예를 들어, 미팅을 요청하는 전자 메일을 자주 발송하는 경우 날짜, 시간 및 위치와 같은 필요한 정보가 포함된 템플리트를 작성할 수 있습니다. 이렇게 하면 동일한 정보를 반복적으로 입력하지 않고도 전자 메일을 빠르게 보낼 수 있습니다.

이전 전자 메일 보관 또는 삭제

받은 편지함을 어지럽게 하는 수천 개의 오래된 이메일이 있습니까? 파일을 보관하거나 삭제할 시간입니다. 오래된 전자 메일을 보관하면 받은 편지함을 삭제하고 중요한 전자 메일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

대부분의 전자 메일 클라이언트에는 오래된 전자 메일을 받은 편지함에서 보관 폴더로 이동할 수 있는 보관 기능이 있습니다. 또는 더 이상 관련이 없는 오래된 전자 메일을 삭제할 수 있습니다.

바로 가기 키 사용

바로 가기 키를 사용하면 시간을 절약하고 받은 편지함을 쉽게 관리할 수 있습니다. 대부분의 전자 메일 클라이언트에는 회신, 전달, 보관 또는 전자 메일 삭제와 같은 일반적인 작업을 수행하는 데 사용할 수 있는 다양한 바로 가기 키가 있습니다.

예를 들어 Gmail에서 "C" 키를 사용하여 새 전자 메일을 작성하고, "R" 키를 사용하여 전자 메일에 회신하고, "E" 키를 사용하여 전자 메일을 보관할 수 있습니다. 키보드 단축키를 학습하고 사용하면 생산성이 크게 향상되고 받은 편지함을 쉽게 관리할 수 있습니다.

작업 관리자 사용

경우에 따라 전자 메일에 추가 확인할 메일 또는 작업이 필요할 수 있습니다. 이러한 경우 태스크 관리자를 사용하여 이러한 태스크를 추적하는 것이 유용할 수 있습니다.

ToDoist 또는 Trello와 같은 작업 관리자는 작업을 구성하고 중요한 전자 메일이나 작업을 잊지 않도록 도와줍니다. 작업이 필요한 각 전자 메일에 대해 작업을 생성하고 작업에 대한 후속 조치를 수행할 수 있도록 기한 또는 주의사항을 설정할 수 있습니다.

마치며

받은 편지함 및 전자 메일 오버로드를 관리하는 것은 어려울 수 있지만 올바른 전략을 사용하면 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다.필터 및 레이블 사용, 불필요한 전자 메일 구독 취소, 전자 메일 확인 시간 확보, 전자 메일 우선 순위 지정, 템플릿 및 캔 응답 사용, 이전 전자 메일 보관 또는 삭제, 바로 가기 키 사용 및 작업 관리자 사용을 통해 받은 편지함을 효과적으로 관리하고 전자 메일 오버로드를 줄일 수 있습니다.

이러한 전략을 실행하는 것은 처음에는 약간의 시간과 노력이 필요할 수 있지만 궁극적으로는 시간을 절약하고 장기적으로 스트레스를 줄일 수 있습니다. 지금 바로 이러한 팁을 구현하고 받은 편지함을 완전히 제어하십시오.